如何使用 Microsoft OneNote 創新地管理你的待辦事項列表

Microsoft OneNote 不僅僅是一款筆記記錄和創意整理應用，它還可以成為一個功能全面的系統，輕鬆管理你的日常待辦事項。憑藉其可自訂的功能，你可以追蹤優先事項、組織專案並確保任務按時完成。本文將提供一些實用技巧，教你如何使用 OneNote 打造高效的待辦事項列表，讓你保持井然有序，並提高工作效率。

1. 使用鍵盤快速鍵可以更輕鬆瀏覽待辦事項清單。

「待辦事項」標籤會在筆記旁邊新增一個複選框。您可以使用它來標記待辦事項，並建立自訂待辦事項列表，例如待辦事項和需要完成的日常任務。完成後，只需取消勾選即可。操作過程非常簡單，使用鍵盤快速鍵則更方便。

選擇筆記或筆記文本，然後點擊 Ctrl + 1 若要新增複選框 (Command + 1 在 Mac 上）。您可以為待辦事項清單添加各種標籤，以突出顯示筆記中的重要事項、添加上下文資訊以提高清晰度，以及在搜尋過程中檢索這些任務。例如，輕點 Ctrl + 2 أو Command + 2 要加一顆星， Ctrl + 3 أو Command + 3 加一個問號。

您也可以控制清單層次結構並建立子任務。例如，如果您正在處理一個複雜的項目，您可能需要在項目完全完成之前勾選一些簡單任務的子清單。只需按下 標籤 若要建立子任務；若要在任務清單中上下移動任務，請點選 Alt + Shift + 向上或向下箭頭.

2. 停靠 OneNote 以更好地管理您的待辦事項列表

在 OneNote 中，預設視圖非常適合記筆記以及新增圖片、表格等。如果您正在建立待辦事項列表，此視圖無法有效利用螢幕空間，並且可能會讓您失去焦點。

對接是眾多項目之一 OneNote 功能 一個鮮為人知的功能，你一定會喜歡。你可以將 OneNote 視窗停靠到桌面，使其顯示在所有其他應用程式的頂部。點擊“視圖”選項卡，然後選擇“停靠到桌面”。

警告： 此功能僅適用於 OneNote 的 LTSC 版本。

當您在另一個應用程式中處理任務時，您可以在兩個開啟的視窗之間快速來回瀏覽，複製並貼上任務連結等等。

或者，您可以使用自訂桌面捷徑直接在停靠模式下啟動 OneNote。只需將“/docked”添加到“ONENOTE.EXE”即可。路徑如下所示：

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ONENOTE.EXE”/停靠

備註： 根據安裝 Microsoft Office 2016 的磁碟機和資料夾，您可能需要變更路徑。對您來說，目標位置可能不同。

3. 將檔案嵌入 OneNote

在處理專案時，很容易忘記需要完成的內容或忘記要完成的內容。您可以將必要的文件直接匯入 OneNote，而無需在多個位置重複儲存這些資訊。

在 OneNote for Windows 應用程式中，將遊標放在要執行的任務旁邊。然後點擊 插入->文件從出現的對話方塊中，選擇是否要將檔案插入或將其上傳到 OneDrive，然後將其作為連結插入 OneNote。

4. 在 OneNote 中建立看板

如果您嘗試處理許多任務並且難以確定它們的優先級，那麼您可能會成功。 看板方法 和你一起，這是日本最好的生產力方法之一。你可以將複雜的任務分解成更小的步驟，並以視覺化的方式展示它們；這樣做可以幫助你了解任務的進度，並找出需要改進的地方。

首先，建立一個新頁面，並將其命名為「我的看板」（或任何您容易識別的名稱）。我們將建立三個表格，分別命名為「待辦事項」、「本週」和「存檔」。

1. 對於每個表，建立三列 - 專案、任務和優先順序。
2. 輸入第一列，按 Tab 鍵，然後命名下一列。重複此步驟，直到將其轉換為表格。
3. 按照您認為合理的方式設計表格。
4. 在每一行創建一個任務。完成任務後，將滑鼠指標向左移動即可顯示一個錨點。
5. 按一下並拖曳表格之間的行。

對於更全面的項目，我建議： 在 Trello 中建立看板 以及其他專案管理工具，例如 Asana 和 monday.com。與 OneNote 不同，您無需進行太多手動操作，因此可以更快地建立所有內容。

5. 在 OneNote 中建立主待辦事項列表

在 OneNote 頁面上標記多個項目後，你需要使用標籤搜尋功能來概覽待辦事項清單。點擊“開始”選項卡，然後選擇 搜尋標籤新建立的標籤摘要頁麵包含標籤摘要部分列出的所有標籤。

如果要查看剩餘任務，請選擇 僅顯示未選定的項目對於部分、選定的筆記本或所有筆記本，按一下搜尋下拉箭頭並選擇要搜尋標籤的位置。

6. 為您的待辦事項清單新增更多內容。

上下文是一組特定的條件，用於描述您完成任務時的具體情況。添加上下文可以幫助您更好地調整和引導資源與工作，從而減少潛在的低效或錯誤。 OneNote 可讓您透過多種方式新增上下文：

1. 連結你的頁面

就像你可以用反向連結整理筆記一樣，你也可以透過連結到 OneNote 待辦事項清單中的重要頁面來添加更多上下文。只需建立頁面或連結到現有頁面即可。

1. 轉到您要複製的頁面。
2. 右鍵單擊（在 Windows 中）或按 控制 和觸控板（在 Mac 上）。出現下拉視窗時，選擇 複製頁面連結.
3. 轉到另一個註釋並突出顯示要新增超連結的文字。
4. 點擊 Control + V. （Windows）或 Command + V鍵 （在 Mac 上）。
5. 貼上連結並點擊 好的.

2. 將項目設定為“稍後記住”

確保不會忘記待辦事項清單上的某項，最簡單的方法之一就是將其標記為「稍後記住」。這樣做會突出顯示您需要重新查看的待辦事項清單。

只需選擇“主頁”選項卡，突出顯示文本，然後單擊“稍後記住”。

7. 試試艾森豪威爾矩陣

如果你想確定哪些任務應該優先處理，你應該使用以下方法建立待辦事項列表 艾森豪威爾矩陣這是你應該知道的眾多基本生產力方法之一。艾森豪威爾矩陣分為四個部分：

1. 執行:用於緊急任務。
2. 做出決定:適用於不需要時間的任務。
3. 委託把任務交給其他人。
4. 刪除：不必要的任務，幾乎沒有價值，在某些艾森豪威爾矩陣中也被稱為「邊緣」。

將艾森豪威爾矩陣納入 OneNote 的最簡單方法是建立一個簡單的表格：

1. 單擊“插入”選項卡。
2. 定位 桌子.
3. 選擇一個 2x2 的方桌。
4. 當你準備將表格插入筆記時，點擊表格。然後開始在每個方格中寫下你的任務。

نصيحة： 如果表格一開始看起來很小，請不要擔心；隨著您在框中輸入更多內容，它會擴大！

我們常常被一些待辦事項應用的生產力系統和誇張的功能所吸引。如果不小心，任務管理可能會變得過於繁瑣，甚至成為拖延的藉口，所以最好保持簡潔。雖然 OneNote 缺乏任務管理功能，但它仍然是一個強大的工具。你可以將它打造成你理想的待辦事項應用。現在你可以查看 如何改進你的待辦事項清單以提高效率.