如果它是 微軟Outlook 它是你最喜歡的應用程序，也是管理電子郵件和日曆事件的首選，但你可能會覺得它的某些功能會完全分散你的注意力，讓你無法專注於它的主要用途。當然，Outlook 的設計初衷就是幫助你管理工作量，但只要進行一些簡單的調整，它就能變得更好。
讓我們了解一些可以讓 Outlook 更好地為您服務的方法。
快速連結
1. 為收到的電子郵件建立自訂規則
當您收到電子郵件時，它會自動進入您的收件匣。如果您收到來自不同聯絡人的多封電子郵件，追蹤這些郵件可能會很困難，而且它們很快就會堆積起來。 Outlook 允許您設定收件匣規則，以便將來自特定聯絡人的電子郵件直接放入子資料夾，從而幫助您追蹤發送者。若要建立新規則，請依照下列步驟操作：
- 去 文件 -> 管理規則和警報 並點擊 新基地將出現一個包含各種選項的新視窗。
- 在步驟 1：選擇範本下，按一下 將某人的郵件移動到資料夾.
- 接下來，在第 2 步：編輯規則描述下，您需要點擊超連結來選擇要將其電子郵件轉發到指定資料夾的人員或公共群組。
- 按一下“完成”以套用規則。
微軟的官方影片對此進行了詳細解釋。
收件匣規則可以防止郵件堆積，避免您難以只查看收件匣中的重要郵件。此外，如果您需要追蹤特定人員或工作郵件，收件匣規則也是不錯的選擇。
2. 關閉電子郵件通知
到目前為止，您可能已經注意到 Outlook 在收到電子郵件時發出的提醒聲音。您可能還注意到工作列上的 Outlook 圖示上彈出了一個黃色信封圖示。如果您想收到通知，這可能會很有幫助，但如果這些電子郵件不斷湧入，就會分散您的注意力。幸運的是，Outlook 還提供了關閉這些通知的選項。
去 文件 -> 選項 -> 郵件 在「訊息接收」標題下，您可以選擇要關閉的提醒。選擇滿意後，點選「確定」。
3. 設定日曆提醒
與許多電子郵件通知一樣，Outlook 行事曆會在預約開始前 15 分鐘提醒您。它透過顯示即將到來的預約（您需要點擊）來實現這一點。 拒絕 關閉窗口。
如果您需要，這些提醒功能會很有用。例如，如果您正忙於工作，這時彈出提醒，您就可以完成手邊的工作，為預約做好準備。
但是，如果您不需要此功能，它可能會影響您的工作流程。若要關閉這些提醒，請前往 文件 -> 選項 -> 高級 在「提醒」下，取消選取「顯示提醒」。
或者，您也可以前往 文件 -> 選項 -> 日曆 在“日曆選項”下，您會看到“預設提醒”選項。若要編輯該選項，請按以下步驟操作：
- 按一下「預設提醒」旁邊的框，這樣框中就會出現一個複選標記。
- 在下拉菜單中，選擇 0分鐘.
- 再次按一下「預設提醒」旁邊的方塊，直到複選標記消失；如果不這樣做，您的選擇將不會被儲存。
- 點擊 好的.
現在，您可以繼續工作，無需再等待這些提醒。如果您仍然想追蹤重要任務，請查看 Microsoft To-Do 也受益.
4. 在 Outlook 中對日曆事件進行顏色編碼
用單一顏色為 Outlook 日曆約會添加顏色本身並沒有問題。但是，顏色編碼可以簡化日曆視圖，讓您更輕鬆地概覽工作日或一周，而無需逐一查看每個約會或會議的主題。
例如，如果您安排了幾種不同類型的任務，包括公司內部會議、與外部公司、客戶的會議、行政任務、日曆中預訂的培訓等，這些資訊可能會變得非常模糊，以至於您需要花更多時間關注它。
如果你使用 顏色編碼 您可以快速瀏覽日曆，大致了解需要準備的工作類型。您還可以使用顏色編碼，根據重要性對預約進行優先排序。例如，您可以選擇紅色表示“緊急”會議，琥珀色表示“重要”，綠色表示“常規”。
這裡的關鍵在於，根據不同類型的工作選擇不同的顏色，並且選擇的顏色不要太相似，以免造成差異。請依照以下步驟操作：
- 點擊日曆中的約會或會議以顯示「約會系列」標籤。
- 點擊指示的彩色視窗圖標 分類.
- 在下拉菜單中，點擊 所有類別.
- 將出現一個新視窗；在右側，按一下 جديد.
- 輸入類別名稱。例如“內部會議”，然後選擇所需的顏色。
- 在兩個視窗中點擊“確定”，直到看到新的彩色日曆約會。
對您想要建立的類別重複此程序。
擺脫 Outlook 幹擾
現在您已經了解如何減少 Outlook 的干擾，您可以自訂它，讓它更好地為您服務。雖然這看起來不是什麼大事，但進行一些小調整就能為您的工作帶來巨大的改變。
這絕對不是一份詳盡的清單，你可能需要先試試看再決定是否要採用。你也可以嘗試調整 Outlook 設置，看看是否能發現其他有助於提升專注力的方法。所以，請查看 自動化提高生產力的最佳方法.
