組織工具的功能遠不止於讓你在工作中保持在正軌上。我用 Notion 管理我的整個生活，它幾乎幫助我掌控一切。 Notion 是一款全面的個人資訊管理系統，可以讓你有效率地整理任務、專案和筆記。
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1. 專門用於組織所有事務的頁面
我在 Notion 中整理任何內容的首要原則是將項目分成不同的頁面。我為工作和個人生活分別設定了不同的頁面，並在其中嵌套了不同的頁面來對不同的任務進行分類。這幫助我實現了個人專案管理的最佳實踐。
我有一個單獨的財務規劃頁面，其中包含專門用於追蹤收入、支出、大宗採購、儲蓄和投資的頁面。這也適用於工作。身為記者、作家和程式設計師，我會同時開啟不同的工作流程。擁有專門的頁面可以讓我分別追蹤不同類型的工作，這對於提高工作效率至關重要。
在諸如每月預算計劃等重複性工作中，這種結構可以節省大量時間。我不用再費力地翻閱銀行對帳單、電子郵件、信件以及用於追蹤大額資金的繁瑣電子表格，而是可以在 Notion 頁面中將所有內容整齊地組織起來。這減少了搜尋資訊所浪費的時間。
我沒必要這麼做，Notion 完全有能力在單一頁面上追蹤各種內容。然而，這種嵌套頁面的層次結構讓我能夠準確地找到所需內容，而無需滾動瀏覽一堆無關資訊。這確保我專注於重要任務，避免分心。
2. Notion 中的快速清單清單
Notion 的待辦事項清單功能可以讓你建立可折疊的清單，用於快速完成待辦事項。當我需要開始追蹤新事物或將資訊輸入 Notion 時，待辦事項清單通常是第一步。
Notion 中的複選框處理方式與項目符號清單相同，因此您可以在每個項目中嵌套複選框（或項目符號）。使用這種方法，我可以輕鬆且清楚地定義我的任務以及其中的任何要求、步驟或子任務。您還可以設定提醒，這意味著如果您正確使用此功能，您可以將待辦事項應用程式替換為 Notion。
我的大多數 Notion 頁面都至少包含某種類型的清單。除了追蹤日常待辦事項外，我還用這些清單來做各種事情，從購物到追蹤需要閱讀的書籍，再到追蹤新辦公室的佈置進度。
與專用的待辦事項清單應用程式相比，您唯一缺少的功能是無法將包含待辦事項清單的小工具固定到手機主螢幕上。 Notion 擁有 Android 小工具，而 Page 小工具可以幫助您快速存取包含清單的頁面。然而，像 Microsoft To-Do 這樣的應用程式則提供了一個小部件，可以直接從主畫面選擇或新增任務，從而提供更流暢的體驗。
3. 用於追蹤工作和專案的資料庫
一世 我使用 Notion 資料庫。 幾乎可以追蹤所有事情。它允許您創建單獨的屬性、使用公式並支援自動化，讓您的生活更輕鬆。 Notion 資料庫還可以與 Asana、Jira 或 GitHub 等第三方應用程式同步，讓您更輕鬆地跨平台追蹤任務。
Notion 資料庫中的每個項目都是一個頁面，這意味著您可以在一個表格中組織大量資訊。您也可以使用特定的篩選器和排序為資料庫建立自訂視圖，以便輕鬆對內容進行分類。如果您想跨錶鍊結數據，Notion 的關係功能也能幫助您實現。包含大量項目的大型資料庫或單一頁面上包含多個資料庫可能會使導覽變得困難，因此設定自訂視圖可讓您快速找到可能一眼看不到的相關資訊。
設定資料庫時，您可以選擇為列新增不同的資料庫屬性。共有 21 種不同的資料庫屬性可供選擇，涵蓋從簡單的文字和數字到公式以及點擊即可觸發特定自動化操作的按鈕等各種屬性。您甚至可以將文件和圖像上傳到資料庫，以便輕鬆儲存。
我的追蹤系統會在我分配相關任務後立即從 Asana 中提取。導入後，我會使用單獨的頁面來保存研究或文章筆記，並使用追蹤屬性將複雜的任務分解成更小的區塊。
如果您有多個資料庫用於追蹤不同頁面上的任務，您可以將這些任務追蹤器轉換為一個任務資料庫。這樣，指派給您的所有任務都會顯示在同一個版塊下。 我的任務 在 Notion 主頁上。請記住，任務資料庫必須具有屬性 當前的 و 行政人員 و 到期日，因此如果尚未添加，請務必添加。
你需要至少升級到 Notion Plus 才能完全使用資料庫，但新增的功能絕對物有所值。這款應用程式節省了我很多時間， 我的 Notion 訂閱每月都會自動付費。.
4. 使用顏色在文字中指示任務狀態。
Notion 提供了一些基本的文字格式選項，包括粗體、斜體、底線和刪除線，以及背景和文字顏色。如果您需要設計一個快速追蹤系統，我建議使用顏色來指示任務狀態。 有效的任務管理策略.
我之前使用過的一個任務管理系統，依靠文字顏色來追蹤我的想法。一旦我列出了待辦事項清單，並列出了潛在的想法，我就會用不同的顏色來標記每個想法的進度。這種方法有助於 組織任務 視覺上。
黃色任務表示編輯正在審核，綠色任務表示已批准，紅色任務表示已被拒絕。文章寫完後，我只需勾選任務框，即可繼續下一篇。這種簡單的方法可以提高 任務生產力.
這個系統不如我目前使用資料庫建立的文章管理系統詳細。但如果你接到一個新項目，又沒時間考慮如何建立一個條理清晰的追蹤系統，那麼在待辦事項清單中使用彩色文字就能帶來意想不到的效果。這是一個快速有效的解決方案。 任務追蹤.
5. Google 日曆和 Google 試算表集成
Notion 雖然功能多樣，但並非無所不能。因此，第三方整合應運而生。 Notion 的多種整合提高了生產力。如果某項特定服務不受支持，您可以隨時嵌入 Web 內容。
我非常喜歡 Notion 資料庫，但 Notion 公式的工作方式與 Excel 或 Google Sheets 公式不同。在這種情況下，我會建立一個 Google Sheets 電子表格，並將其匯入到相關的 Notion 頁面中。
只需從 Google 試算表複製共享連結並使用區塊將其嵌入 Notion 中。 嵌入您將在 Notion 頁面內獲得功能齊全的電子表格，其功能與 Google Sheets 網路應用程式相同。
谷歌日曆也是如此。作為一個長期的安卓用戶，我深深地沉浸在谷歌的生態系統中，所以切換到 Notion 日曆對我來說不太現實。使用嵌入功能，我可以將我的日曆新增到任何 Notion 頁面，並讓它顯示我從手機日曆應用程式中新增的任何新約會或事件。
Notion 是一款非常強大的工具，尤其是考慮到它設定起來非常簡單。你需要花些時間去了解它的各種功能和模組，但一旦你了解了，你就能輕鬆搞定一切，無論是重要的工作任務，還是忘記的約會之夜。
