7 個專業技巧，讓你不再在 PowerPoint 上浪費時間

PowerPoint 乍看之下可能很簡單，但你很快就會發現，以自己喜歡的方式設定投影片格式可能需要幾個小時。排列形狀、選擇合適的字體以及確保投影片的一致性都非常耗時。

我不怪你。 PowerPoint 的介面可能會讓你感到困惑，找不到正確的選單、選項或設定。但好消息是，這並不難。一旦你熟悉了正確的工具和快捷鍵，以及一些 PowerPoint 中的進階功能 隱藏後，您將能夠在更短的時間內創建更好的簡報。

7. 一次調整多個物件或形狀的大小

按比例調整大小

您是否曾經有過這樣的煩惱：在幻燈片上完美排列多個形狀、圖標或圖像，卻發現它們的比例略有不協調？追求完美的精神或許會促使您讓它們完美匹配，但逐一調整每個尺寸可能非常耗時。

幸運的是，有一個更快的方法。你可以按住 鍵。 轉移 點擊每個物件時，只需在其周圍拖出一個選擇框即可。全部選中後，抓住任意角落上的手柄並調整大小。所有物件都會一起調整，因此您可以快速修復任何差異。

這是一個簡單的技巧，一旦你知道它就會覺得很明顯，但即便如此，它還是一種微妙的時間浪費，你沒有意識到它正在減慢你的速度。

6. 重複使用現有晶片，而不是重建它們

從您以前的創作中獲得靈感，這沒有什麼錯。

即使擁有各種實用工具，從頭開始製作幻燈片也可能非常耗時。如果您之前曾製作過類似的投影片，則無需重新開始—PowerPoint 可以輕鬆重複使用其他簡報中的投影片。

轉到選項卡 插入 並點擊 新建切片 > 重複使用切片 在節 幻燈片 從功能區。在右側出現的面板中，點選 審查 選擇要從中匯入投影片的簡報。

選擇您需要的幻燈片，它們將自動適應當前主題。如果您想保留原始設計，只需勾選 保留來源格式 點擊之前。

5. 使用格式刷和投影片母版為您的投影片新增專業風格。

編輯一次，應用於全部。

使用先前簡報的投影片是節省時間的好方法，但如果字體、顏色或邊框不一致，最終效果可能會很亂。雖然可以糾正這些問題，但手動操作可能非常耗時，尤其是在大型簡報中。

格式刷提供了更快捷的解決方案。選擇所需格式的項目，按一下按鈕，然後選擇格式。 格式畫家 （格式刷）選項卡 首页 （主頁功能區），然後點選要修改的元素。格式將立即轉移，字體對齊、大小、顏色、輪廓和填充一鍵即可完成。

如果您要將相同的格式套用於多個項目，請按兩下格式刷以使其保持活動狀態。這樣，您就可以將樣式套用到形狀、文字方塊和圖表，而無需重複瀏覽選單。

同樣，為了在多張投影片中實現一致的格式，請使用 PowerPoint 的幻燈片母版功能。轉到選項卡 查看 （查看）並點擊 幻燈片大師 （母版投影片）在「母版檢視」部分。您所做的任何更改，無論是字體樣式、配色方案還是設計元素的位置，都會更新與該佈局關聯的每張投影片。

4. 從 PowerPoint 取得設計建議

讓人工智慧啟發的建議激發您的創造力。

如果你時間緊迫或靈感枯竭，PowerPoint 的設計功能可以幫你一把。新增內容（無論是清單、圖片和圖示集合，還是純文字）後，前往選項卡 Design （設計）並點擊 設計思路 （設計理念）。您的右側將出現一個面板，其中包含一些佈局建議。

設計器功能不僅提供隨機佈局。它會分析幻燈片上的內容並推薦合適的佈局。例如，如果您有一個包含說明的日期列表，它將顯示顯示時間軸的佈局。如果幻燈片中包含帶有文字的圖片，它將顯示不同的佈局，將圖片與文字並排排列。

選擇設計後，PowerPoint 會自動調整元素的間距、字體大小和位置，以保持一致性。如果效果不理想，您可以使用 按Ctrl + Z這很容易成為 PowerPoint 提供的最不受重視的功能.

3. 自訂快速存取工具列以適合您的工作方式。

停止搜尋命令

PowerPoint 提供了豐富的工具，但在功能區之間不斷導航可能會降低您的工作流程。為了避免這種情況，您可以使用快速存取工具欄，只需單擊即可存取最常用的命令。

如果預設選項不適合您，PowerPoint 還允​​許您自訂工具列以便快速存取。點選 向下箭頭 在視窗頂部，選擇 附加命令 （更多指令）。從左側清單中選擇一個命令，然後點擊 添加 （新增）將其移至右側，然後點擊 好的 （好的）。

您可以包含以下基本選項： 孑孓 （保存）和 撤退 （撤銷）和 複製格式 （格式刷）和 新幻燈片 （新投影片），或新增進階功能，例如： 選擇部分 （選擇窗格）或 幻燈片放映 （幻燈片瀏覽）。對於預設選單中未列出的命令，該選項將打開 附加命令 一個完整的庫，以便您可以準確地包含您所需的內容。

按照使用順序組織工具一開始可能需要一些時間，但一旦設定完成，您的工作流程就會快得多。

2. 充分利用我們的免費圖像庫。

提升您的簡報效果

視覺效果是任何簡報的關鍵要素，PowerPoint 隨附的免費內容庫是讓您的簡報更有價值的寶庫。 你的幻燈片看起來很吸引人。圖書館包含從免費照片和圖標到插圖甚至影片的所有內容。

要存取這些資產，請前往選項卡 插入 （插入）並探索 صور （圖片）或 圖標 （圖示）或 庫存照片 （庫存圖片）。使用搜尋功能尋找符合主題的視覺效果，然後點擊即可直接新增至投影片中。新增後，PowerPoint 可讓您像其他元素一樣調整這些元素的大小、顏色或分層。

即使您的簡報中已經充滿了原始圖像，添加一些圖標或插圖也可以更輕鬆地突出顯示關鍵點。

1. 使用鍵盤快速鍵釋放隱藏的效率

成為 PowerPoint 專業人士

鍵盤快速鍵是加快 PowerPoint 工作效率最簡單的方法之一。即使只掌握幾個組合鍵，也能避免重複點擊相同的選單。

您可能已經使用了常見的縮寫，例如： 按Ctrl + C و 按Ctrl + V 要複製並貼上， 按Ctrl + Z 撤退， 按Ctrl + D 再次強調，PowerPoint 提供了數十個專門用於建立和編輯投影片的快捷鍵。這些快捷鍵對於每天使用 PowerPoint 的人來說尤其有用。

這些 PowerPoint 技巧可能需要一些時間來適應，但只要練習，它們就能徹底改變你的簡報方式。現在我已經將它們融入我的工作流程中，可以花更多時間專注於製作實際內容，而不是糾結於格式和設計的細節。