多年來，世界各地各種規模的企業和組織都使用 Excel 作為專用的庫存管理應用程式。然而，隨著眾多提供更高級解決方案的專用庫存管理應用程式的推出，Excel 執行此任務的有效性受到了質疑。
Excel 雖然很好用，但用於庫存管理真的夠用嗎？為了回答這個問題，我們來比較一下 Excel 的庫存管理功能和庫存管理應用。查看 最適合小型企業的免費電子商務平台.
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為什麼這麼多公司使用 Excel 來管理庫存？
Excel 主要是一個電子表格應用程序，它使用單元格網格來幫助快速合併、組織、計算和操作資料。然而，它的功能遠不止於基本的計算——Excel 還擁有用於專案管理、會計、預測和其他專業任務的範本和功能。因此，它也是許多企業的首選庫存管理應用程式。
Excel 入門門檻低，價格低廉。您只需購買 Microsoft Office 授權即可使用。正因如此，從新創公司到大型企業，每個人都在使用它。
更重要的是，Excel 功能極為豐富。您可以根據自己的獨特需求進行自訂，並新增自訂巨集、公式和模型。有了 Excel，您不再局限於枯燥的數字。您可以建立功能強大的圖表，快速直觀地呈現和分析資料。
Excel 庫存管理的缺點
毫無疑問，Excel 提供了許多優秀的功能，非常適合新創公司和小型企業管理庫存。然而，隨著業務的成長，Excel 作為庫存管理工具的限制也帶來了挑戰。以下是它的一些限制。
1. 耗時且缺乏自動化
規模較大的公司會處理較繁瑣的庫存清單，這些清單必須在 Excel 中手動記錄。從資料輸入、更新到整理和審核，在 Excel 中管理庫存需要大量的手動工作和時間。
理想情況下，你會希望 Excel 在庫存降至一定水平後提示你執行某些操作，以便你重新訂購。不幸的是，由於 Excel 缺乏自動化功能，這種情況無法實現。
2. 人為錯誤的可能性增加
手動資料輸入的另一個問題是人為錯誤的可能性。雖然這類錯誤通常可以在較小規模上避免，但在處理來自多個來源的大量資料時，人為錯誤幾乎是不可避免的。
例如，一個錯誤的函數可能會影響多個單元格，甚至整個電子表格，從而導致報告錯誤。這些看似無害的錯誤往往會導致錯誤的結果，對公司造成數百萬美元的損失。
要找出並修復這些錯誤相當困難。如何在數千個資料單元格中找到缺少的逗號或小數點？即使找到了問題，也常常需要跨多個單元格進行更正，這可能需要幾個小時。
3. 沒有即時更新
有效的庫存管理需要即時數據來快速準確地做出決策。然而，Excel 無法做到這一點，因為您必須在每次發貨或售出產品後手動更新電子表格。即使擁有最敬業、最勤奮的員工來監控庫存和供應，您的 Excel 數據也常常會落後一步。
由於缺乏即時更新，企業常常必須根據過時的數據做出決策。這可能會導致一系列問題，例如庫存過剩或庫存不足。
4. 合作有限
有效的協作對於庫存管理至關重要，因為它需要處理來自多個來源的資料。除了工作簿共享、註解和第三方外掛程式之外，Excel 中還有一些協作功能。然而，在 Excel 中同時更新庫存資料是一個問題。查看 如何快速學習 Microsoft Excel：重要提示.
5.缺乏安全性和資料日誌
在任何企業中，都有多個利害關係人需要存取庫存資料的特定部分。這在使用 Excel 時會成為一個問題，因為它不提供基於角色的存取權限。任何有權存取庫存電子表格的人都可能擁有完全存取權限，也可能完全沒有存取權限，這使得保護敏感的公司資訊變得困難。
雖然您可以在 Excel 中追蹤更改，但對於擁有更大、更複雜庫存資料集的企業來說，這還不夠。追蹤誰更改了庫存數據、進行了哪些更改以及何時更改可能很困難。
這種有限的審計追蹤使得任何人都可以輕鬆更改庫存資料以隱藏詐欺活動，從而損害庫存資料的完整性。
為什麼要切換到庫存管理應用程式？
如果您在使用 Excel 管理庫存時遇到困難，那麼是時候切換到專用的庫存管理應用程式了。與 Excel 不同，這些應用程式專為庫存管理而設計，可無縫整合庫存管理的各個方面，例如銷售管道、補貨和警報。
除了提供全面的解決方案外，庫存管理應用程式（如 Cin7 和 Zoho庫存 透過通知和警報實現流程自動化。它提供專業的報告功能，幫助預測銷售趨勢，並根據即時庫存數據做出決策。查看 輕鬆開啟一件代發業務，使用最佳指南和工具.
與 Excel 相比，庫存管理應用程式的優勢
最新的庫存管理應用程式比 Excel 具有顯著優勢。這消除了 Excel 用戶在使用庫存管理應用程式時面臨的自動化和可擴展性問題。
讓我們來看看庫存管理應用程式的優點，看看它們如何勝過 Excel。
1.自動化節省了公司的時間和資源。
這款庫存管理應用程式使用 RFID 技術或條碼掃描器實現庫存管理自動化。它還能自動補貨。一旦庫存達到一定閾值，系統就會自動產生採購訂單，防止庫存過剩或不足。
流程自動化使一切變得易於管理，從而節省公司的時間和資源。與 Excel 相比，自動化是一大進步，透過策略性地將節省下來的時間和資源分配到能夠產生利潤的專案中，您可以更輕鬆地擴展業務。
2. 更可靠的數據
透過自動化庫存管理的大部分環節，庫存管理應用程式可以減少人為錯誤的可能性。它不僅使收集的數據更加可靠，還減少了審計和糾錯所花費的時間和資源。
可靠的數據轉化為準確的預測，這對任何企業的成長都至關重要。準確的數據分析可以幫助企業在重組和資源配置方面做出明智的決策，從而提高獲利能力並實現可擴展性。
3. 系統整合變得輕而易舉
庫存管理應用程式可以與您企業中的其他部門集成，例如採購、銷售、會計等。這種無縫整合使企業無需手動從不同部門收集資料並將其合併到 Excel 工作簿中。
擴張通常涉及在多個銷售市場同時運作。使用 Excel，您需要為不同的銷售管道建立和管理多個庫存工作簿，並努力確保它們的可靠性和最新性。
庫存管理應用程式透過整合所有管道簡化了流程。有了庫存管理應用程序，您無需費力管理如此龐大的數據，因為它會自動收集數據並提供即時庫存追蹤。
4.預測和規劃更容易。
由於手動輸入的特性，Excel 中的庫存管理相對落後。電子表格庫存與倉庫庫存之間的差距，成為有效預測、規劃和決策的重大障礙。最終，企業難以滿足不斷成長的市場需求，無法與使用自動化解決方案的公司競爭。
使用庫存管理應用程式可以消除即時庫存資料的這種差距。您可以隨時了解多個地點的庫存水準、採購訂單等資訊。有了可存取的即時數據，預測和規劃將變得更加輕鬆和準確。
5. 透過角色為基礎的存取提高資料安全性
與 Excel 不同，庫存管理應用程式提供基於角色的存取權限。管理員可以為角色指派不同的權限和存取等級。
例如，倉庫經理可以完全存取應用程序，允許他們存取可用資料、生成報告、下訂單等。同時，資料錄入員只能存取資料錄入螢幕。
基於角色的存取權限有助於建立和維護公司的層級結構，並提高公司敏感資訊的安全性。此外，它還能追蹤系統變更的執行者、更改時間和更改時間。這增強了問責制，並降低了隱私洩漏和詐欺的風險。查看 什麼是存取控制以及為什麼需要它？
庫存管理應用程式可協助您擴展業務。
對於小型企業來說，Excel 通常足夠用，尤其是在他們沒有資金購買專用應用程式和服務的情況下。然而，隨著業務的成長，Excel 會阻礙業務的可擴展性。因此，總有一天會出現一些明顯的問題。到那時，專業的庫存管理應用程式就是解決方案的一部分。
借助庫存管理應用，企業可以自動化流程、消除人為錯誤並提升協作，從而更好地管理庫存。然而，自動化不應僅限於庫存管理。企業應始終致力於透過自動化業務的各個方面來提高效率和獲利能力。現在您可以查看 自動化能取代人類嗎？人類在網路安全中扮演關鍵角色。.
