雜亂的 Excel 電子表格簡直就是惡夢——多餘的空格、不一致的格式以及散落的文字。但有了合適的函數，您可以在幾秒鐘內清理它，並將資料轉換為可用的資訊。學習五個基本函數，快速且有效率地清理 Excel 數據，節省您的時間和精力，並確保分析的準確性。
快速連結
5. TRIM（刪除尾隨空格）
電子表格中不必要的多餘空格是一個常見問題，它會導致看似相同的數據之間出現意外的差異，擾亂數據驗證，並對數學公式的準確性產生負面影響。幸運的是，電子表格程式（例如 Microsoft Excel 和 Google Sheets）中的 TRIM 函數可以有效地解決此問題。 TRIM 刪除文字中所有多餘的空格，使單字之間只保留一個空格。此功能非常適合清理文字資料（例如姓名和地址），尤其是在從外部來源匯入的表格中。
例如，如果儲存格 A1 包含文字“Alice如果不同位置有多餘的空格，使用 TRIM 函數將傳回文字。Alice沒有任何多餘的空格。
除了引用單一儲存格並擴展公式之外，您還可以一次引用整個資料區域。例如，下列公式可用於清理特定區域中的所有尾隨空格。
TRIM 函數通常是資料清理過程中的第一道防線。許多其他文字函數在先使用 TRIM 清理資料時表現會更好，因此，不要跳過這一重要步驟，以提高資料品質。
4. IFERROR（函數）
當我看到諸如 DIV/0、N/A、VALUE! 之類的常見 Excel 錯誤充斥我的電子表格時，我感覺自己完全是個新手。我可能並非總是如此，但光是看到這些錯誤就會讓我（以及我的同事）擔心一個可能非常簡單的問題。使用 Excel 中的錯誤處理函數（例如 IFERROR）可以減輕這種焦慮，讓我的工作更專業。
IFERROR 函數顯示更專業、更令人放心的數值，而不是惱人的錯誤。此函數在 Office 2019 和 Microsoft 365 訂閱中可用，因此被廣泛使用。此函數會計算公式，如果公式的結果為錯誤，則傳回預定義值而不是錯誤。
例如，不要使用未找到匹配項時可能傳回錯誤 #NAME? 的公式，如下列公式：
您可以使用以下公式來傳回自訂訊息：
這樣，您的電子表格就會立即看起來更專業，您的老闆也不會再問為什麼到處都是錯誤訊息。此外，當出現錯誤時，您可以傳回任何您想要的內容—空白儲存格、破折號 (-)、自訂訊息，甚至是替代計算。
3. 資料清理
從不同來源（例如 PDF 文件、網站、舊系統）匯入資料時，甚至 將 PDF 檔案轉換為 Excel 電子表格通常，它們會攜帶一些不可見的字元。這些字元（例如換行符和隱藏符號）可能會導致問題並擾亂 Excel 中公式的工作。
Excel 中的 CLEAN 函數可以刪除文字中所有非列印字符，使其在公式中使用起來更加直觀和便捷。此功能對於確保計算準確並避免不乾淨的數據引起的錯誤至關重要。
為了獲得最佳效果，請將 CLEAN 函數與 TRIM 函數結合使用。對於許多 Excel 專業人員來說，這種組合是處理匯入資料時必不可少的工具，因為 TRIM 函數可以刪除多餘的空格，而 CLEAN 函數可以刪除不需要的字元。
CLEAN 函數會刪除 7 位 ASCII 碼（值 0 到 31）中的前 32 個不可列印字符，這對於處理基於 Windows 的檔案來說已經足夠了。但是，如果您的資料來自 macOS 或 Web 來源，則可能需要其他工具來清理與 Unicode 相關的問題。使用合適的資料清理工具可確保您的 Excel 分析結果準確可靠。
2. 文本分割
有時，資料會擠在一個儲存格中，用逗號、分號、句號或換行符號分隔，這使得手動將其分成單獨的行和列變得很困難。幸運的是，Excel 為這個問題提供了一個有效的解決方案。
Excel 365 和 Excel 2021 中提供的 TEXTSPLIT 函數的工作方式與「文字分列」精靈相同，但以公式形式呈現。它是處理合併資料的絕佳工具。此函數允許您使用指定的分隔符號將文字拆分到多列或多行。
例如，如果儲存格 A1 包含文本 艾達，烏切，[email protected]使用以下公式將文字分成三個獨立的欄位： 阿達 و 烏切 و [email protected].
您也可以按行或列拆分，並處理多個分隔符號。例如，如果儲存格 A2 包含 Apple,香蕉;櫻桃，使用以下公式：
這會將文本拆分為 Apple و 香蕉 و 櫻桃.
預設情況下，TEXTSPLIT 函數會跨列填入這些值。如果您希望將它們分割到單獨的行中，請將第四個參數（預設為 FALSE 或省略）設為 TRUE：
這將導致一種情況 Apple 在儲存格 I1 中， 香蕉 在 J1 中， 櫻桃 在 I2 中， 蜜棗 在 J2。
請注意，您將使用一個分隔符號（例如分號）將單字分成幾列，並使用另一個分隔符號（例如句點）來指示新行的開始位置。
因此，該函數可能非常複雜。它通常需要仔細規劃參數，並可能需要將 TEXTSPLIT 與其他函數結合使用才能實現所需的格式。然而，對於提取資料而言，TEXTSPLIT 非常有效，使其成為 Excel 工具包中必不可少的工具。
1. 文字加入
拆分文字後，您可能需要重新組合它。這時，Excel 中的 TEXTJOIN 函數就派上用場了。它可以幫助您使用指定的分隔符合併多個文字字串，甚至允許您忽略空單元格。
假設 A 欄位中有名字，B 欄位中有中間名（某些儲存格為空），C 欄位中有姓氏。您可以使用下列公式產生全名，而不會出現中間名儲存格為空所導致的多餘空格：
您將獲得以下全名 Cardi B أو 瑪麗·簡·沃森 應用公式後，該函數對於資料處理和清理特別有用。
TRUE 參數指示 Excel 忽略空白儲存格，這樣就不會出現不必要的空格或逗號。這確保了結果乾淨整潔。
雜亂的電子表格可能會讓人眼花撩亂，但有了合適的 Excel 函數，您就無需花費數小時手動排查問題。這樣，下次開啟令您感到困惑的電子表格時，您就能清楚知道該怎麼做了。使用 TEXTJOIN 和其他 Excel 函數可以簡化資料處理並提高效率。搜尋「Excel 中的 TEXTJOIN 函數」以取得更多技巧和竅門。
