有時，當您從互聯網上下載文件時，會發現它是 .PDF 格式。您可能還注意到，這種格式很難（甚至無法編輯！），而且需要使用其自帶的閱讀器才能打開。對於新用戶來說，這種文檔文件類型的選擇可能會讓人感到困惑。為什麼人們選擇 PDF 檔案？像 .DOCX 檔案這樣的格式不是更好嗎？
事實上，PDF 的功能非常實用！長期以來，它一直是數位化文件發送的一種方式，而且沒有消失的跡象。那麼，為什麼人們在發送文件時會使用 PDF？在日常生活中，PDF 又能在哪裡使用？
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PDF 檔案的優點
為了解釋這一點，讓我們回到這個問題：「.DOCX 檔案不是更好嗎？」問題在於，我們假設每個人都能接受電腦上的 Doc 檔案。 Doc 是源自 Microsoft Word 的檔案副檔名。如果其他人想要開啟該文檔，他們要么需要使用 Word，要么需要使用可以開啟/匯入 Doc 文件的文字編輯器。即使可以，最終也可能會遇到格式混亂的情況。這使得確保每個人都能閱讀文件變得有些困難。
幸運的是，許多作業系統都完全支援 PDF 文件。這意味著我們無需專門為 Microsoft Windows 用戶、iOS 用戶或 Linux 用戶建立單獨的文件——我們可以將其放入 PDF 文件中，每個人都可以閱讀。
何時使用 .PDF 格式
因此，使用 PDF 的最佳時機是當您不知道文件將在哪種作業系統上開啟時。假設您正在為網站撰寫一份供使用者下載的宣傳冊。該網站可供使用 Windows、iOS、Linux 和行動裝置的用戶訪問，因此我們需要滿足每個人的需求。在這種情況下，使用 .PDF 格式可以讓每個人都感到安心，並避免事情變得複雜。
更棒的是，當人們下載宣傳冊時，它可以在使用者的瀏覽器中自動開啟。 Chrome 和 Firefox 等瀏覽器都支援 PDF 檢視功能，因此人們可以快速輕鬆地閱讀文件。
它們也非常適合透過電子郵件發送這些文件。當您想要將文件（例如摘要）傳送給某人時，可以使用 Doc 檔案。如果收件者正在使用電腦，這可能沒問題，但如果他們沒有使用電腦而是使用手機，閱讀文件可能會比較困難。在這種情況下，您可能需要附加 PDF 副本以防萬一。
.PDF 格式的缺點
如果有人曾經向您發送過 PDF 格式的文檔，而您想編輯它，那麼您已經體驗過它的一個主要缺點！為了能夠在多個作業系統上查看，PDF 更像是原始文件的數位影像。因此，編輯 DOC 文件和編輯 PDF 文件，就像編輯白板上的文字和白板上的圖像一樣。雖然可以編輯，但難度更高！
什麼時候不應該使用 .PDF 格式？
如果您想建立其他人可以編輯的“動態文件”，請勿使用 .PDF 格式。您可以在 PDF 中新增可編輯字段，但對於大規模編輯而言，PDF 格式並非理想之選。如果您與他人合作，最好了解他們使用的作業系統，並就適合所有人的文件類型達成一致。至少，每個人都可以使用基於雲端的文件建立服務，例如 Google Docs。如果您需要每個人都能閱讀文檔，則應將文件儲存為 PDF 格式。如果您希望每個人都能編輯文檔，請勿使用 PDF 格式。
文件決策
由於 .PDF 格式與其他文件有很大差異，使用 .PDF 格式可能會令人困惑。現在，您了解了為什麼以及如何使用它，以及在某些情況下最好保持原樣。
您在日常生活中經常使用 PDF 檔案嗎？請在下方留言告訴我們！
