我常常問自己，我們和Gmail收件匣（或任何類型的電子郵件）之間是否保持著健康的關係。即使在現今即時通訊和WhatsApp盛行的時代，我們收到新郵件時的那種緊迫感也絲毫未減。每一條通知都讓我們整天處於一種瘋狂的奔波狀態。或者說，是在奔向… 實現收件匣零郵件，消除雜亂資訊。.
最近，我決定不再把Gmail標籤頁當作即時聊天視窗。這種轉變不僅是自律的問題，也涉及對Gmail一些智慧設定的調整。這些工作流程的調整幫助我放慢了回覆速度，減少了不必要的緊迫感，並讓我有更多時間進行深入思考，而不是忙於回覆郵件。
快速連結
假期期間的自動回覆功能不僅適用於假期。
使用自動回覆功能來設定預期並減輕回覆壓力。
為什麼自動回覆功能只在您旅行時顯示？您可以重複使用它來自動回覆所有寄電子郵件給您的人。在 Gmail 中，前往… 設定 -> 查看所有設定 -> 常規 -> 休假自動回复執行這個程序，設定一個開始日期，然後悄悄記下回覆速度可能會變慢。在深度工作週期間，我會用它來提醒自己每天查看兩次郵件。
在普通工作日啟用這項功能時，感覺很奇怪。好像我在假裝不在線上一樣。我想，當人們需要快速解答一個簡單問題時，收到自動回覆肯定會很惱火。
然而，我很快就意識到，清晰的溝通勝過不切實際的期望。人們喜歡確切地知道我何時會查看他們的訊息，而自動回覆則能顯著減少後續訊息。當然， 保持自動回覆訊息的專業性 不用的時候別忘了關掉它。
設定自訂聊天狀態以表明您的線上狀態。
告訴同事不要期望立即得到回覆。
如果您將 Google Chat/Meet 與 Gmail 一起使用，請點擊右上角個人資料圖示旁的「狀態」下拉式選單。選擇 設定狀態編寫個人化訊息並指定持續時間。您甚至可以指定 設定為“忙碌” أو 請勿打擾此狀態會顯示在您的 Google Workspace 中。如果您看不到 Google Chat，請啟用它。 設定 -> 查看所有設定 -> 聊天和會議 -> Google 聊天.
一開始，我覺得在社群媒體上公開自己「正在全力工作」或「下午3點前休息」有點尷尬。感覺像是刻意炫耀自己的工作效率。而且不知為何，在Slack上說這些話比在信箱裡說要容易得多。
但狀態更新有助於讓別人知道你在做什麼。它就像一道圍欄，保護你的時間，讓你無需事後發送辯解郵件，尤其是在發給經理或老闆時。
使用「定時發送」功能可以延遲非緊急回覆。
阻止即時回覆線程
撰寫電子郵件時，點擊旁邊的箭頭 發送 並選擇 發送調度選擇建議時間或指定時間 選擇日期和時間您也可以查看資料夾中已排程傳送的電子郵件。 預定 在左側邊欄中。
你可以 正在處理您的電子郵件 我通常會在晚上把所有內容寫完，第二天早上九點前就提交。我以前寫完郵件就立刻回复，感覺效率很高。但這也導致了來回的郵件往來，每封郵件都顯得很緊急。
現在我會在方便的時候撰寫電子郵件，並在工作時間發送。這種小小的延遲減少了我的緊迫感，幫助我更清楚地思考郵件內容，也幫助我保持健康的界線。
設定適合你作息時間的午睡時間
將電子郵件推送到未來
將滑鼠懸停在電子郵件上，然後點擊時鐘圖標 打盹 （稍後提醒），或開啟郵件並選擇 打盹 從頂部選單列。如果您看不到此選項，請轉到 設定 -> 查看所有設定 -> 常規 -> 懸停操作 - >啟用懸停操作您也可以推遲發送一組電子郵件並使用 郵件滑動操作 要推遲提醒，只需在手機螢幕上滑動即可。使用「稍後提醒」功能的另一個好處是減少視覺幹擾。
我很少使用這個功能，因為我害怕。 忘記回覆郵件然而，午睡時間不必隨意安排。我現在會設定一個特定的時間段（例如，下午精力比較低的時段），在這個時間段查看郵件不會影響我的工作效率。
探索將「稍後提醒」時間與其他 Gmail 功能整合的可能性，例如： 推動 （提醒） 聰明的回复 （智慧回覆）提升您的電子郵件工作效率。
將分散你注意力的郵件線程靜音
封鎖煩人的群組討論串，而不刪除實際訊息。
開啟煩人的對話，點選三點選單，然後選擇 靜音 （靜音）。該郵件線程繞過您的收件匣，直接發送到您的郵箱。 所有郵件 （所有訊息）。您仍會收到訊息，但無需立即處理。
我以前總是把所有對話都保存下來，以防萬一發生什麼重要的事情。害怕錯過什麼讓我總是參與與工作無關的討論。我記得在哪裡看到過這樣一句話：“被列入記錄並不意味著你有責任！”
已靜音的對話仍然可以搜尋。如果有人急需您對已靜音的對話發表意見，他們可以直接在「收件者」或「控制」欄中新增您的電子郵件地址，即可自動取消靜音。透過主動使用「靜音」功能，您的收件匣就不會再成為他人優先事項的通知來源。
您無需一次性更改所有 Gmail 設定。
害怕錯過郵件是人之常情，害怕錯過所有新鮮事也是人之常情。但如何更有效率地處理郵件，完全掌握在我們自己手中。我們只能透過小規模的嘗試來學習。所以，不妨設定一兩天的自動回复，把郵件延後處理而不是加星標，並安排好所有非緊急回复的時間。你收件匣裡收到的回复，就是這些嘗試的答案。
